[ThinkEPI] El síndrome del “reporting” o cuando la empresa se acuerda de la gestión de la información

Elisa García-Morales Huidobro, Directora de Inforárea SL

Los meses de diciembre y enero son tiempos de cierre de cuentas en las empresas, recapitulación de lo que ha ocurrido en el año y planificación del siguiente ejercicio. Hay que evaluar los indicadores, elaborar las memorias anuales, revisar el cumplimiento de objetivos, cerrar presupuestos y costes, realizar estimaciones, hacer presentaciones para órganos de gobierno: en definitiva, analizar lo que ha ocurrido en el ejercicio. Con mucha frecuencia en mis trabajos de consultoría me encuentro con lo que denomino “el síndrome del reporting”: hay que buscar, procesar y presentar multitud de datos e informaciones en un periodo de tiempo muy limitado; los departamentos y las personas responsables de los trabajos, emprenden afanosamente el rastreo de sus datos y documentos; las hojas de Excel proliferan como las setas en otoño. Tratando de apurar el tiempo, se consultan los años anteriores en un intento de recordar y recuperar la sistemática empleada, pero siempre hay una nueva pregunta o un nuevo gráfico con el que pelear. Y llega el fatídico momento en el que alguien tiene que integrar las informaciones que cada área ha preparado a su manera: los mismos datos presentados por unos y otros son divergentes, las secuencias no casan, los formatos se descalabran y los Trabajos de Hércules nos resultan mínimos frente a la ardua tarea de construir los informes requeridos.

El “reporting” entendido como la actividad de elaboración de informes de gestión es una actividad compleja, desarrollada en múltiples etapas, que tiene lugar en el contexto de otros procesos de negocio y hace uso de múltiples sistemas y recursos de información que emplean en el trabajo cotidiano para otros fines: la documentación, la gestión de proyectos, el control financiero, la comunicación por correo electrónico o la presentación de negocios. Los ejecutivos requieren un tratamiento de estas fuentes de información contextualizada, que se combina, resume, y reinterpreta en los informes de gestión.

Esta tarea pone de relevancia muchos de los problemas más comunes de gestión de la información en las empresas:

• Multiplicación y proliferación exponencial de datos
• Aplicaciones de datos escasamente conectadas o integradas.
• Dificultad para extraer informes y explotaciones desde las aplicaciones de gestión
• Documentos organizados por departamentos
• Múltiples versiones y copias de los mismos documentos
• Inexistencia de plantillas o modelos normalizados
• Proliferación de las hojas de cálculo y bases de datos ad-hoc
• Falta de sistematización en la recogida de medidas e indicadores

Contar con un buen sistema de información de gestión es básico para la toma de decisiones a nivel ejecutivo y la buena marcha de las organizaciones. Por lo general, se asocia la actividad de reporting al ámbito económico y financiero de la empresa, pero la realidad es que cada vez se requiere mayor cantidad de información de carácter operativo y de gestión que permita evaluar adecuadamente los indicadores de rendimiento de los procesos, y cumplimiento de objetivos establecidos. La construcción de dichos informes debe de ser diseñada no sólo desde la perspectiva de los resultados a obtener o presentar, sino también desde la búsqueda de la mayor eficiencia en su construcción y en los procesos de obtención de los datos y documentos necesarios. Esto último requiere una acción decidida de organización, gestión y gobierno de la información crítica que debe de ser analizada, definida y documentada.

Las tecnologías de la información han revolucionado el reporting de gestión. La oferta tecnológica orientada a éste ámbito de la gestión de la información es amplia y muchas compañías, especialmente las de gran tamaño han invertido millones en herramientas de datawarehouse, business intelligence o producción de informes para facilitar la explotación de la información. Podemos encontrar en el mercado multitud productos que facilitan la presentación de la información, la generación de todo tipo de gráficos, cuadros y cubos a partir de información que estructurada en filas y columnas. La familia de tecnologías “business analytics” aporta toda una serie de funcionalidades para extraer automáticamente información de distintas fuentes empresariales y componerla de diferentes maneras a efectos de reporting permitiendo la agregación, análisis automatizado, producción de informes mixtos con documentos y datos.

Como siempre, parece que la tecnología es la “varita mágica” que resuelve los problemas, y como siempre – viendo la experiencia práctica- llegamos a la conclusión de que sin reglas de gobierno de la información y su adecuada transmisión a las personas de la organización seguimos teniendo un problema de fondo. No se trata pues de comprar nuevas aplicaciones, sino de ser capaces de aprovechar al máximo y de la mejor manera posible los recursos, las herramientas, datos y documentos de que disponemos para obtener la información necesaria para la toma de decisiones. Esto implica un trabajo de reflexión conjunto en el que debieran participar los responsables de los ámbitos económico-financiero, tecnológico y de los procesos de negocio. El papel del responsable de la gestión o gobernanza de la información debiera ser actuar como agente catalizador y facilitador de soluciones. Este proceso será la base para determinar y establecer un origen controlado y consistente de nuestros datos e informes de actividad, una sistematización de las necesidades de reporting, y unos procedimientos de actuación.

Una simple búsqueda en la web de los términos “business intelligence” and “reporting” nos presenta un panorama dominado por los proveedores de soluciones y escasa reflexión sobre el trasfondo metodológico y organizativo de la gestión de la información. Los profesionales de la información debemos estar atentos a este componente crítico de la gestión de la información en las empresas y organizaciones en unos tiempos en que la supervisión y el control son elementos esenciales para la toma de decisiones y para la supervivencia empresarial.

FUENTE: El síndrome del “reporting” o cuando la empresa se acuerda de la gestión de la información. García-Morales Huidobro, Elisa. En: Notas ThinkEPI, 2012. 2 de febrero de 2012

Gestión de documentos: ¡ el 2011 no fue tan malo ¡

El año 2011 culmina con una serie de hechos relevantes respecto a la gestión  de los documentos que nos animan al optimismo ya que ponen de manifiesto la importancia que está adquiriendo esta materia en el contexto de la gestión de la información.

El 26 de octubre de 2011 la Unesco publicó la  “Universal Declaración on Archives”   que resalta el papel fundamental de los archivos y la adecuada gestión de los documentos  en la transparencia administrativa, en la responsabilidad democrática y en la preservación de la memoria colectiva. Define la gestión eficaz de los documentos como  una función esencial de apoyo, tanto a la administración pública moderna, como en la gestión de la empresa privada.

En el mes de noviembre aprobaban dos primeras normas ISO 30300  (Management System for Records) o Sistemas de Gestión de los Documentos. En Inforárea, empresa pionera en el campo de la gestión documental hemos promovido desde su inicio este proyecto que partió de una propuesta presentada por el Comité Técnico Español TC/50. Se trata de una nueva familia dentro los estándares que regulan los sistemas de gestión MSS (Management System   Standars) como son las ISO 9000 de gestión de calidad, ISO 16000 de gestión medioambiental e ISO 27000 de seguridad de la información, y se relacionan transversalmente con todas ellas en cuanto a los requerimientos para el adecuado control de la documentación. Antes de finalizar el año ha visto la luz  la traducción española a norma UNE.

Fué también en noviembre cuando el Presidente de los Estados Unidos instó a las agencias federales de la administración de EU a modernizar su gestión de documentos y adaptarla a los requerimientos del S. XXI, estableciendo el plazo de 120 días para que las distintas instancias presenten sus programas de actuación. El objetivo de dicha medida es proteger los derechos de los ciudadanos a la información sobre las acciones y decisiones de los órganos de la administración. 

Esperamos para el 2012 que aquí cunda el ejemplo y se aborden planes coherentes para sistematizar la gestión de los documentos en las administraciones y logre ver la luz la ley de transparencia administrativa.

Una reflexión desde la experiencia. Repaso a tres décadas en la gestión documental. PARTE III: el s.XXI

El año 1999 finaliza con el síndrome del “efecto 2000” -efecto del cambio de siglo en los ordenadores- que amenazaba con dar al traste con todo el  trabajos realizado en décadas anteriores.  Por suerte, gracias a un gran trabajo previo de adaptación en muchas aplicaciones informáticas, nada ocurre y nos adentraremos de lleno  en la vaticinada Sociedad de la Información. La demanda de los servicios de consultoría de Inforárea entre 2000 y 2010 refleja las nuevas necesidades de empresas y organizaciones en el ámbito de la gestión de la información[1]:

1. Gestión de contenidos Web e intranets corporativas
2. La gestión integrada de la información y el conocimiento
3. Planificación y evaluación y trabajo en red
4. La gestión documental y el “records management”
5. La e-administración

1.      La gestión de contenidos Web y las intranets corporativas

Los primeros diseños web basados en páginas estáticas quedarán rápidamente arrinconados con la introducción de tecnologías que permiten la publicación dinámica y la gestión de los contenidos de información. Los sitios Web se convierten en portales, se sofistican y hacen más complejos convirtiéndose en herramienta esencial de la interacción de los usuarios externos con las empresas e instituciones. El miedo a las transacciones electrónicas se va perdiendo progresivamente  produciéndose un aumento imparable del comercio electrónico hasta donde hoy lo conocemos.

En el interior de las organizaciones la Intranet se convertirá en una herramienta de trabajo clave para la sistematización y compartición de la información corporativa.

Dentro de esta evolución, mi trabajo adquiere un carácter muy variado: diseño estratégico de modelos web e intranets corporativas, análisis de las necesidades de los usuarios, en la evaluación de accesibilidad y usabilidad de los “sites”,   desarrollo de arquitecturas de información para los nuevos entornos, articulación de léxicos, clasificaciones y taxonomías que faciliten el acceso a la información, modelos organizativos para la gestión de contenidos, etc. Son proyectos interdisciplinares en los que debo dirigir, supervisar y  colaborar con los actores tecnológicos, y en entornos cada vez más complejos.

2.      La gestión integrada de la información y del conocimiento

Las TI abren una nueva dimensión en el aprovechamiento y gestión de la información y el conocimiento en las organizaciones. El desarrollo del trabajo colaborativo, la creación de redes de expertos y en definitiva, las nuevas formas de organización y explotación de la información, permiten una mayor de optimización de los procesos y recursos, mediante la sistematización del “know how” adquirido y su orientación al desarrollo y la innovación.[2]

En este terreno, mi experiencia servirá para aportar una visión integradora, que  combinará nuevos modelos de gestión corporativa, con la utilización de las tecnologías internet/intranet y la gestión documental.  Aportando mi perspectiva, participo activamente en los foros  y grupos de debate, en la formación, y en el desarrollo de proyectos en materia de gestión del conocimiento.

3.      Planificación, evaluación y  trabajo en red

En la presente década, bibliotecas y centros de documentación han potenciado la incorporación de nuevas metodologías de planificación, gestión y evaluación, fomentando el trabajo en red, buscando y encontrando sinergias que hacen más eficiente el desarrollo y la prestación de sus servicios.

En esta línea de trabajo  he apoyado y reforzado dichos procesos dando soporte a la ejecución de diversos proyectos de estas características. En el campo de la evaluación, he desarrollado junto con otros investigadores y técnicos, metodologías y aplicaciones específicas para la recogida de la información estadística y construcción de indicadores para redes de  bibliotecas y centros de documentación tanto en el ámbito nacional (Ministerio de Cultura) como autonómico (Comunidades de Madrid, Andalucía, Castilla la Mancha) y en el entorno de las bibliotecas universitarias[3] donde he participado en los programas de evaluación de la calidad promovidos por ANECA. En materia de planificación y gestión de proyectos, he liderado la creación de redes de centros de documentación especializados.

4.      La gestión documental y el “records management”

Finalizados los procesos de automatización de datos en las áreas económico- financieras y de gestión de negocio de las empresas, la mirada de éstas se orienta hacia la gestión de sus documentos.

Ya  desde mediados de los 90 se había iniciado una dinámica -que continúa  hasta la actualidad-  hacia la transformación de los documentos en soporte papel hacia los documentos en soporte electrónico: bien mediante procesos de digitalización, o mediante la desmaterialización y su conversión en datos, o creándolos directamente en las aplicaciones al uso.

Un cambio muy  importante se produce en este terreno: se evoluciona de la gestión electrónica de documentos en papel (mediante su referenciación o digitalización) a la gestión de documentos electrónicos, que nacidos electrónicamente sustituyen al soporte papel y que constituyen las evidencias de la actuación de las organizaciónes (“records”). El concepto de documento se amplía –en el sentido de su denominación en inglés “record”- para adaptarse a las nuevas formas de producción de la información. Esto plantea nuevos retos sobre cómo se organizan, gestionan y conservan con garantías dichos “records” a lo largo de todo su ciclo de vida.

Aplicaciones informáticas surgen por doquier para dar respuesta a las necesidades de gestión de contenidos  y de “records management.” La  selección e implantación de estas herramientas en empresas y organizaciones, implica desplegar procesos de auditoría de la información y establecer unas nuevas reglas de gobernanza que hagan viables los modelos documentales. Los procesos para diseñar e implantar  modelos de gestión documental integrados en el marco de los sistemas de información corporativos y de los procesos de negocio serán el principal campo de especialidad de  Inforárea desarrollando hasta el día de hoy numerosos proyectos de actuación en la materia y formando parte activa de los grupos de trabajo ISO  que desarrollan las normas que regulan la gestión documental y el “records management” La publicación de la norma ISO 15489 marcó uno de los hitos importantes en este campo y dio respaldo a una metodología y sistemática que ya desde hace tiempo veníamos aplicando. La preservación de los documentos y contenidos digitales,  el posicionamiento del records management en el marco estratégico de las organizaciones alineado con la gestión de riesgos y el cumplimiento o la inserción de gestión documental en los procesos de negocio,  se presentan como  los grandes retos del futuro y es un ámbito que previsiblemente tendrá un gran desarrollo en los próximos años. El grado de aceptación de las normas ISO 30300 será un indicativo de hasta qué punto estos conceptos son asumidos por el mercado.

5.      La e-administración

Otro de los cambios importantes que se está produciendo en nuestro entorno afecta de lleno a las administraciones públicas y su relación con los ciudadanos dentro del nuevo marco de la Sociedad de la Información. Impulsada por las directivas comunitarias, España se situará en vanguardia de la e-administración a través de iniciativas como las de la AEAT y la Tesorería de la Seguridad Social. Un hito clave será la  Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a las Administraciones Públicas que consagra el derecho de los ciudadanos a interrelacionarse con la administración por  medios electrónicos e impone a las administraciones la obligación de adaptarse a las nuevas tecnologías. Para Inforárea el aspecto crucial de esta ley  radica en el reconocimiento del pleno valor de los documentos, expedientes y archivos en soporte electrónico lo que significa un cambio de paradigma en la manera de trabajar de las AAPP e implica la implantación de modelos de gestión documental y “records management” sistemáticos. A petición del Ministerio de Administraciones Públicas Inforárea elaboraré en 2008 un manual de buenas prácticas en gestión documental y archivo electrónico[4]  que será referente en el sector. En estos últimos años he dirigido y liderado numerosos proyectos de diseño e implantación de modelos de gestión documental y expediente electrónico para la e-administración, así como de selección de las herramientas tecnológicas más adecuadas para las necesidades de nuestros clientes.

6.      La Web 2.0, los dispositivos móviles…¿qué más vendrá?

El desarrollo de aplicaciones web orientadas al usuario y a la compartición de información, interoperabilidad y colaboración en la red ha sido la principal orientación de esta última década, cambiando el modo de relación social de personas y empresas. La ubicuidad de la información, su distribución inmediata a través de múltiples canales y dispositivos móviles, la preservación de esa masa creciente de contenidos digitales, documentos y “records” electrónicos son los nuevos retos se plantean en la actualidad. El futuro ya está aquí: Ya se habla de la web 3.0, de la “intranet de las cosas”… como profesionales de la información y sobre la base de la experiencia adquirida deberemos estar preparados para afrontar y ser capaces de dar soluciones válidas a empresas y profesionales.

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL

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[1] García-Morales Huidobro, E. Tendencias en la gestión de la información, la documentación y el conocimiento en las organizaciones. En: El Profesional de la Información, vol. 10, n. 12; p. 4

[2] García-Morales Huidobro, E. “Gestión del conocimiento e innovación en los procesos”.  Ponencia presentada en la Mesa Redonda sobre Innovación Tecnológica organizada por el Club Diario Mallorca y celebrada el día 25 de febrero del 2002

[3]García-Morales Huidobro, Elisa [et al.] Estudio comparativo de la calidad de las bibliotecas universitarias españolas. En: Revista Española de Documentación Científica, vol. 27, n. 2-2004; p. 155-191.

[4] Buenas prácticas en gestión documental y archivo electrónico. Resumen ejecutivo. 2008 En: PAE Portal de Administración Electrónica. http://administracionelectronica.gob.es/?_nfpb=true&_pageLabel=PAE_PG_CTT_Area_Descargas&langPae=es&iniciativa=125

Una reflexión desde la experiencia. Repaso a tres décadas en la gestión documental. PARTE II: los 90

En el ámbito de la automatización de los fondos  bibliográficos y documentales,  el inicio de la década de los 90 estuvo marcado por la continuidad de los trabajos iniciados en la etapa anterior, con una gran actividad impulsada por la celebración en el año 92 del V Centenario del Descubrimiento de América y la Exposición Universal de Sevilla.

El sector no escapó de la crisis económica de 1992-1994: periodo de recortes presupuestarios, cancelación de numerosos proyectos acometidos, desaparición de empresas y en general ralentización de la evolución iniciada en la década anterior. El cierre de GAD, SA supone un duro revés personal y profesional. Pero de los fracasos también se aprende y este me obliga a un nuevo replanteamiento empresarial enfocado a la consultoría del que surge Inforárea. Las razones del cambio se recogen en un artículo que refleja este nuevo enfoque[1]

La recuperación supondrá un nuevo impulso que nos permite adentrarnos en el siglo XX. Cuatro son los aspectos que destaco de esta década:

1. Introducción de la gestión de la calidad
2. Desarrollo de la informática en el campo documental
3. Inicio de la era Internet
4. Reconocimiento de la carrera profesional

 

1. Introducción de la gestión de la calidad y la revisión de los modelos organizativos.

Un conjunto de metodologías y principios sobre la calidad, procedentes del ámbito de la gestión empresarial, serán revisados y analizados de cara a su aplicación a las bibliotecas, archivos y centros de documentación[2].

Este nuevo reto profesional lo recogía en 1994 en la ponencia presentada en las IV Jornadas de Documentación Automatizada[3]. La dinámica de la calidad actuará como motor para la introducción de importantes mejoras en la redefinición y reorganización de los procesos de trabajo y los servicios bibliotecarios y  documentales.

Se inicia una dinámica de mejora y modernización de las bibliotecas que sufren cambios espectaculares.  Así ocurre en el ámbito de las bibliotecas universitarias que, en paralelo a la puesta en marcha de planes de calidad de las Universidades, incorporarán metodologías de evaluación continuada, y avanzarán en la implantación de sistemas basados en la calidad[4]

La influencia de la gestión de la calidad se extenderá a los centros de documentación[5] , a las bibliotecas públicas [6],  a las bases de datos y publicaciones científico-técnicos, al ámbito de la formación y los estudios profesionales y más tardíamente a los archivos[7][8].

Mi experiencia en el campo empresarial me permite participar activamente en la construcción teórica, en la formación de profesionales y en la aplicación práctica de los modelos y técnicas de calidad en el ámbito de la gestión de la información y documentación. Desde los años 90 hasta la actualidad, participo en numerosos proyectos prácticos de planificación estratégica, mejora de procesos, evaluación y auditoría,  y  desarrollo de instrumentos y  metodologías orientados a la calidad.

La vinculación de Inforárea con el impulso a la calidad y la normalización me lleva a impulsar un grupo de trabajo específico dentro del marco de SEDIC, y me permite colaborar en la década siguiente en importantes procesos de evaluación y de desarrollo normativo.

2. Desarrollo de la informática aplicada al campo documental

Mientras el acceso a bases de datos on-line se consolida plenamente [9]_,  los nuevos avances en el campo informático permiten a las bibliotecas y centros de documentación abordar –además de los propios catálogos de referencias- la automatización de sus procesos de trabajo y de los servicios a los usuarios. Este hecho, presidido por la filosofía de la calidad da lugar a una profunda revisión y mejora en el funcionamiento y eficacia de los centros y facilita el trabajo en red.

Con cierto retraso respecto a bibliotecas y centros de documentación,  en la década de los 90 avanzan los procesos de informatización de los grandes archivos históricos[10] a los que se van también incorporando otros archivos administrativos de distintas instituciones locales y autonómicas y de la administración pública.

Las capacidades de almacenamiento y las tecnologías de digitalización permitirán un cambio de paradigma en el campo documental: el salto del mundo referencial al mundo del texto completo. Algunos proyectos pioneros en este campo, como el Proyecto Dioscórides [11], el proyecto de digitalización del Archivo de Indias[12], son hoy una realidad.

Las empresas privadas comienzan a interesarse incipientemente por la digitalización de sus documentos. Ya en 1995 preconizaba la evolución de los tradicionales archivos en papel hacia los sistemas de gestión electrónica de documentos[13];  durante bastantes años, todavía predominará el enfoque orientado al escaneo documentos generados en papel sobre la gestión de documentos nacidos electrónicamente.

En el ámbito de las fuentes de información se produce también una revolución, con la irrupción de las grandes bases referenciales que permiten un acceso a los artículos científicos a través de servicios en línea o mediante de los nuevos soportes como el CD-ROM. De los cásicos repertorios bibliográficos y de citas, se evoluciona en muy poco tiempo hacia productos como Medline o la ISI Web of Knowledge. Esto aporta una nueva dimensión a la bibliometría como base para la medición de la producción investigadora

3. La era Internet

En los años 90 se impone el uso del “ratón”. Las pantallas antes llenas de textos verdes empiezan a animarse con iconos. La irrupción de Internet en nuestras vidas será el cambio definitivo de paradigma.

Bibliotecas y centros de documentación próximos a los entornos universitarios y de investigación tendrán un observatorio privilegiado de las etapas iniciales de la nueva red mientras ésta aún es privada. Hacia mitad de los 90 la comercialización de los servicios de Internet causará un tremendo impacto tanto en el mundo de la empresa  como de la cultura. Se expandirán rápidamente el correo electrónico, la mensajería instantánea, los foros de discusión y todas las posibilidades que abre la WWW.

En 1999 el V Programa Marco de la UE establece el objetivo de desarrollar una sociedad de la información fácil de utilizar. Los organismos públicos comienzan a tener un papel determinante como proveedores de contenidos. Serán necesarias nuevas habilidades para el acceso a la información y la adquisición de conocimiento. Se abren las puertas a la globalización de la información y cobran especial importancia el derecho de acceso de los ciudadanos, y la gestión del conocimiento

En este contexto considero que los profesionales de la información podemos aportar un importante valor añadido, aunque ello requiere una actualización permanente de conocimientos y la necesidad de abrirse a la colaboración interdisciplinar. En esos años participo en importantes proyectos telemáticos que emplean las nuevas tecnologías de red, lo que me permite  partir de 1996, ofrecer servicios de consultoría en estructuración y gestión de contenidos para sitios web. Esta filosofía multidisciplinar la presento en el III Congreso Nacional de Usuarios de Internet, Intranet e Infovía celebrado en 1998[14]en el que Inforárea está presente.

 4. El reconocimiento de la carrera profesional

En la década de los 90 se producirá el asentamiento del título de licenciatura en Biblioteconomía y Documentación y  se regularán las titulaciones y estudios previos del primer ciclo. También colaboro de manera intensa en el ámbito formativo: impartiendo docencia tanto en los estudios reglados y postgraduados de diversas universidades, como en la formación continua que se desarrolla a través de las asociaciones profesionales y otras iniciativas institucionales. La docencia me permitirá sistematizar y transmitir el conocimiento adquirido en la experiencia práctica de los proyectos.

Consciente de la importancia del asociacionismo para el fomento de la profesión y para apoyar y promocionar el papel de los profesionales de la documentación, participaré activamente en SEDIC donde formaré parte de la Junta Directiva  desde 1997 hasta 2005.

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL

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[1] Inforárea: Razones para el cambio: el mercado de servicios visto por una empresa de documentación.  En: Information World en Español, vol. 6, n. 6 (junio 1997); p. 1-5.

[2] García-Morales Huidobro, E.: La calidad en los servicios de información y documentación.En: Ciencias de la Información, vol. 24, n. 2 (junio 1993); p. 75-85

[3] García-Morales Huidobro, E. Quality information and documentation services  / En: New worlds in information and documentation; edited by J.R.Alvarez Ossorio and B.G.Goedegebuure. Amsterdam: Elsevier; FID, 1994; p. 233-243.

[4] Pinto, M; Balagué Mola, N.; Anglada i de Ferrer, L.:  Evaluación y calidad en las bibliotecas universitarias: experiencias españolas entre 1994-2006. En: Revista española de documentación científica,  Vol. 30, Nº 3, 2007 , págs. 364-383

[5] Lloret Romero, N.;  Latorre Zacarés, J.: Análisis sobre las necesidades de implantación de un sistema de calidad en un centro de documentación: apuntes para una guía. Madrid : Centro de Información y Documentación Científica, D.L. 1995 ISBN: 84-00-07541-2

[6] Izquierdo Alonso, M.;  Ruiz Abellán,J.;  Piñera Lucas, J.:  Un modelo de gestión de calidad total para las bibliotecas públicas. Scire: Representación y organización del conocimiento, ISSN 1135-3716, Vol. 2, Nº 1, 1996 , págs. 63-92

[7] Alberch i Fugueras, R.: El Pla de Qualitat i la Carta de Serveis de l’Arxiu Municipal de Barcelona : Lligall: revista catalana d’Arxivística,  Nº 15, 1999 , págs. 77-88

[8] Hernández Vicente, S. :Gestión de calidad en archivos: molinos y vientos de cambio. TRIA, Nº. 6, 1999 , págs. 115-127

[9] Baiget, T.: 25 años de teledocumentación en España. En: REDC 1998, 21 (4); págs 373-387

[10] Merchán Arribas, M.: Las tecnologías en el Archivo Histórico Nacional. Boletín de la ANABAD, Tomo 46, Nº 1, 1996 , págs. 221-234

[11] Miguel Alonso, A; Herráiz Regidor, JC.; Moreno García, P:  Proyecto Dioscórides

Boletín de la ANABAD, Tomo 45, Nº 3, 1995 , págs. 219-226

[12] González García, P.: Informatización del Archivo General de Indias : estrategias y resultados; Madrid: Editorial Alfagrama, 1999.

[13]  García-Morales Huidobro, E.:Del archivo en papel a los sistemas de gestión electrónica de documentos. En: Information world en Español, n.36 (julio-agosto 1995); p. 20-22.

[14] García-Morales, E.;  Bustelo, C: Cómo llevar a cabo un proyecto de web en Internet/Intranet.  Documento presentado en el III Congreso Nacional de Usuarios de Internet , Intranet e Infovía: MundoInternet´98. http://www.inforarea.es/include_mav/getfile.asp?IdFileImage=606

Una reflexión desde la experiencia. Repaso a tres décadas en la gestión documental. PARTE I: los 80

1. Introducción

Desde  la práctica activa de la consultoría he estado presente, desde hace más de 25 años, en el devenir profesional de la gestión de la información y documentación. Un sector que ha asumido de forma valiente y decidida los nuevos retos que ha venido imponiendo la sociedad de la información. En 1984 inicié mi primer proyecto empresarial Gabinete de Asesores Documentalistas SA, pionera en España en la prestación de servicios documentales.

La crisis de 1995 supuso un duro aprendizaje y un obligado replanteamiento de la actividad, que dio como resultado la fundación de Inforárea SL en 1996. Desde entonces hasta el día de hoy Inforárea se ha convertido en empresa de referencia en ámbito de la consultoría de la información y la gestión documental.

Los trabajos realizados y los retos asumidos desde el inicio de mi carrera han sido muchos y muy variados. También han sido muchos los magníficos profesionales con los que he colaborado, de los que he aprendido y que me han acompañado en mi camino.

La década de los 80 fue mi entrada en el mundo profesional y laboral. Por entonces, no existían aún las titulaciones universitarias. Los alumnos formados en la Escuela de Estudios Bibliográficos y Documentarios de la Biblioteca Nacional y el Máster en Documentación de la Universidad Complutense, adquirimos unos sólidos   conocimientos teóricos y prácticos de manos de los mejores profesionales del momento. Gracias al profesorado que nos introdujo en la comprensión del mundo de la informática, en la que todavía se manejaban las fichas perforadas, obtuvimos unos fundamentos que todavía son válidos pasada una década del siglo XXI. Tuve la suerte de iniciarme en una profesión que desde los años 60 ya se encontraba plenamente inmersa en la innovación tecnológica. [1]

En 1981 Microsoft lanzó al mercado el MS-DOS. Se abrían las puertas a la nueva era de los ordenadores personales que facilitarían la extensión de la tecnología informática a todo tipo de empresas y organizaciones. La potencialidad de los nuevos ordenadores en el campo de la gestión documental ya fue puesto de manifiesto por P. Hipola y F. de Moya[2]. Rápidamente se incorporarían al mundo de la microinformática numerosos centros de documentación, y gran parte de nuestras bibliotecas. La profesión tuvo que comenzar a adaptarse a un cambio radical en la forma de trabajar, gestionar y acceder a la información y documentación. Así lo reflejan en 1984 las primeras Jornadas de Documentación Automatizada DOCUMAT.

Durante esos años adquirí una importante experiencia en proyectos de diseño de bases de datos, automatización de bibliotecas y centros de documentación, construcción de tesauros y lenguajes documentales;  ésta ha resultado esencial para la comprensión de los aspectos más relevantes de la organización de la información, base del posterior trabajo de consultoría que he realizado en Inforárea.

En el ámbito de los archivos, colaboré en la recopilación de fuentes archivísticas dentro de la iniciativa del CIDA (Centro de Información y Documentación de Archivos) para crear el Sistema Nacional de Información del Patrimonio Documental. Aunque la automatización de los fondos y los servicios de los propios archivos se iniciaría años más tarde, ya en el año 1986 se plantea el rol profesional del archivero en la sociedad informatizada[3].

En la empresa privada, la automatización se orientó principalmente hacia la captura de los datos derivados de los procesos de gestión económico-administrativa y de personal; los sistemas documentales y de archivo se siguieron manteniendo en papel. Los ordenadores personales principalmente eran utilizados como máquinas de escribir documentos de cara a su impresión y firma manual. Nuevas funciones y retos profesionales comienzan a surgir alrededor de la gestión de la información y la vigilancia tecnológica que se desarrollarán plenamente  en los años venideros.

Al finalizar esta década nos encontramos con una situación caracterizada principalmente  por:

• Aplicaciones de datos que facilitan la gestión de la información bibliográfica y documental de carácter referencial
• La importancia que adquiere la normalización lingüística en los procesos de  captura de la información de cara a su posterior recuperación.
• La pervivencia del soporte papel para el acceso a los documentos primarios y a los documentos producidos por las organizaciones.

Un incipiente desarrollo de las redes que permiten compartir recursos

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL

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[1] Xavier Agenjo Bullón. La automatización de la Biblioteca Nacional: recapitulación histórica Año 1992, En: Boletín de la Anabad,Tomo 42, Número 1

[2] Félix de Moya Anegón, Pedro Hípola Ruiz. Microordenadores y gestión documental. En: Segundas Jornadas de Documentación Automatizada : 20-21-22 de noviembre de 1986, 1986, ISBN 84-505-4512-9, págs. 411-424

[3] Teresa Molina Avila. El archivero en la sociedad informatizada. En: Boletin de la ANABAD Año 1986, Tomo 36

Elisa García-Morales: ‘ Inforárea ante una nueva etapa: Reflexión desde la experiencia ‘

Se abre una nueva etapa en Inforárea. Tras un cambio en la estructura societaria, he asumido la dirección de la empresa con espíritu de trabajo y superación, acompañada por un gran equipo de profesionales, y con la mirada puesta en los nuevos retos que plantea el futuro.

Mi objetivo es consolidar el liderazgo de Inforárea en el campo de la organización de la información, la gestión documental y de records, orientando la empresa hacia nuevos ámbitos de actuación en materia de gobernanza, innovación, mejora de procesos, continuidad de negocio, calidad de la información y Web 2.0

Un sólido equipo de colaboradores y mi experiencia profesional  adquirida desde 1984, año en que inicié mi trabajo en el ámbito de la gestión de la información y documentación, serán las bases para crear una estrategia de innovación y desarrollo.

Desde la experiencia

En los últimos veinticinco años, el mundo de la información y documentación ha evolucionado a gran velocidad. Los profesionales hemos tenido que adaptarnos a los cambios exigidos por el avance de las tecnologías y los modelos de gestión.

Desde la práctica de la consultoría, he estado presente de forma activa en el devenir de un entorno profesional que ha asumido de forma decidida los nuevos retos que se presentaban. En 1984 inicié mi primer proyecto empresarial con Gabinete de Asesores Documentalistas SA, pionera en España en la prestación de servicios documentales.

En 1996 tras un replanteamiento de la actividad, nace Inforárea. Desde entonces y hasta el día de hoy, Inforárea se ha convertido en empresa de referencia en ámbito de la consultoría de la información y la gestión documental con más de un centenar de proyectos ejecutados en muy diversos ámbitos de actuación.

• Administración electrónica y expediente electrónico: en la Diputación Foral de Gipuzkoa , el Ayuntamiento de Vitoria, Agencia Catalana del Agua, Ayuntemiento de Barcelona…
• Modelos y estrategias de gestión documental: en la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, Biblioteca Nacional, Tragsa, Endesa Diversificación, Asesoría Jurídica de Telefónica…
• Consultoría internacional: en la Superintendencia General de Valores de Costa Rica y la Comisión Nacional del Mercado de Valores
• Gestión de la información cultural: en el Teatro Real, Museo Thyssen-Bornemisza, Auditori Nacional de Música de Catalunya, Museo Marítimo de Barcelona…
• Intranets y web corporativas: Intranet del Ayuntamiento de Madrid Ayre, Cedro, Centro de Estudios Políticos y Constitucionales, Dirección General del Libro…
• Bibliotecas y centros de documentación: Red IDEA de información y documentación especializada de Andalucía, D.G. Bibliotecas del Ministerio de Cultura, Red de Bibliotecas Públicas de Castilla La Mancha…

Los trabajos realizados y los retos asumidos han sido muchos y muy variados. En este blog se publicarán las reflexiones de Inforárea y sus colaboradores. La mirada atrás nos va a permitir obtener una perspectiva de lo que ha ocurrido en el mundo de la información y documentación en el último cuarto de siglo. La sistematización de las experiencias nos servirá para extraer conclusiones que sienten las bases para avanzar en el camino futuro.

Atentamente

Elisa García-Morales Huidobro
Directora
Inforarea SL